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# 規程と約束

> 社内の規程・手順書を登録し、版を承認して周知する。約束を取り出して判定に使う

サイドバーの「**社内ナレッジ → 規程と約束**」で、社内の規程・手順書と、その版を管理します。「規程・文書」と「約束」の 2 つのタブがあります。

## 文書を足す

文書を足す・直す・版を足すのは**管理者**です。

**1. 「文書を足す」を押す**

「文書を足す」の画面が開きます。

**2. 文書の情報を入れる**

* **文書の名前**（例: 情報セキュリティ基本方針）
* **種類**（規程・方針、手順書、仕様書、契約書、報告書 など）
* **次の見直し**の日
* **ひな形**: どのひな形に当たる文書かを選びます（下の「ひな形」）
* **社外への公開**: 公開の方法（ウェブサイト・会社案内・パンフレット・その他）、公開している版、公開の場所

**3. 「保存する」を押す**

一覧に文書が増えます。状態は「未作成」（まだ版がない）です。

### ひな形

ひな形は、Proofline が判定に使う文書の型です（例: 情報セキュリティ基本方針、アカウント・パスワード管理規程、バックアップと復元の手順、事故対応計画）。文書にひな形を選ぶと、文書の詳細の「**確かめる判定項目**」に、その文書で確かめる判定項目が出ます。

ひな形を選んだ文書について、Proofline は次のことを確かめます。

* 周知済みの版がある
* 見直しが決まった期間（多くは 12 か月）以内に行われている
* 承認した人がいる

ひな形に当たる文書がなければ、その判定項目は不合格になります。

## 版を足す

文書の本文は**版**ごとに登録します。新しい版は**下書き**で入ります。

**1. 「版を足す」（改訂のときは「改訂する」）を押す**

一覧の文書を押して詳細を開き、「版を足す」を押します。

**2. 版の番号とファイルを入れる**

**版**（例: v1.0）、**文書のファイル**、あれば**原文へのリンク**（例: Google ドライブの URL）を入れます。

**3. 「下書きで足す」を押す**

下書きで入ります。承認されるまで、今の周知済みの版を使います。

## 版の流れ

版は、次の順に進みます。

**1. 下書き**

作った人だけが、直す・消すことができます。

**2. 承認待ち**

作った人が「**承認待ちに出す**」を押します。ここで中身が固まります。承認待ちのあいだも、今の周知済みの版を使います。

**3. 周知済み（有効）**

作った人と**別の人**（承認者か管理者）が「**承認する**」を押すと、周知済みになります。承認した人と周知した日が残ります。

**4. 旧版**

新しい版が周知済みになると、前の版は旧版になります。旧版は消さず、読めます。

> [!WARNING]
>
> **版を作った人は承認できません。** 別の人（承認者か管理者）に頼んでください。

### 差し戻す

承認する人は、承認待ちの版を「**差し戻す**」ことができます。理由が要ります。差し戻すと下書きに戻り、文書の詳細に「（版）は差し戻されました。理由: …」と出ます。作った人が直して、もう一度承認待ちに出します。今の周知済みの版はそのまま使います。

作った人自身も、承認待ちの版を「**下書きに戻す**」ことができます。

### 文書の状態

一覧の「状態」は、版から決まります。

| 状態 | 意味 |
| - | - |
| 未作成 | 版がありません |
| 下書き | 下書きの版だけがあります |
| 確認中 | 承認待ちの版だけがあります |
| 周知済み | 周知済みの版があります |
| 改訂中 | 周知済みの版があり、新しい版が承認待ちです |

## 周知と既読

周知済みの版は、社員に読んでもらいます。文書の詳細の版の一覧で「**既読にする**」を押すと、その人が読んだ記録が残ります。既読は周知済みの版にだけ付けられます。版の一覧の「既読」の列に、読んだ人数が出ます。

既読の割合は、[名簿](https://docs.proofline.jp/ledgers/roster.md)の在籍者と、既読のメールを突き合わせて判定します。

## 約束

**約束**は、周知済みの版の条文から、判定の水準を取り出したものです（例: 第 3 条 役割と責任）。規程に書いたことを、判定で確かめられるようにします。

**1. 「約束」タブで「約束を足す」を押す**

周知済みの版がある文書がないと押せません。

**2. 出典と条文を入れる**

**出典の版**、**条文の抜き書き**、対応する**判定項目**を選びます。通知の期限を決める判定項目では、**通知の期限（時間）** も入れます（例: 72）。

**3. 「足す」を押す**

「約束を足しました。別の人に確認を頼んでください」と出ます。

**4. 別の人が「確認した」を押す**

取り出した人と**別の人**が確認すると、判定に使われます。

> [!NOTE]
>
> 旧版から取り出した約束は、判定に使いません（一覧に「旧版」の印が出ます）。新しい版が周知済みになったら、新しい版から取り出し直してください。


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