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# 名簿

> 社員・業務委託などの名簿を、CSV か Google Workspace から取り込む

サイドバーの「**社内ナレッジ → 名簿**」で、誰が社員・業務委託か（在籍・入社日・退職日・所属・区分）を管理します。

名簿は次のことに使います。

* 退職者のアカウントが残っていないか、名簿にないアカウントがないか、管理者の専用アカウントがあるかの突き合わせ
* 教育・誓約・規程の既読などの判定の対象

名簿を直せるのは**管理者**です。

> [!NOTE]
>
> 名簿は、Proofline を使う人の一覧（「設定 → ユーザー」）とは別です。Proofline にログインしない社員も、名簿には入れます。

## 取り込み方

名簿の入れ方は 3 つあります。

> **CSV を取り込む**
>
> 人事の一覧などを CSV で取り込みます

> **Google Workspace から取り込む**
>
> Google Workspace のユーザーとの差を見て反映します

> **1 人足す**
>
> 1 人ずつ手で入れます

## CSV を取り込む

**1. CSV を用意する**

1 行目が列名の CSV（UTF-8）を用意します。列名は次のどちらかです。

```text theme={null}
社員番号,氏名,メール,部署,役割,入社日,退職日,区分
```

```text theme={null}
person_key,name,email,department,role,joined_on,left_on,employment
```

* 日付は `YYYY-MM-DD` で書きます。
* 区分は「社員・役員・業務委託・派遣・アルバイト」のどれかです。

**2. 「CSV を取り込む」を押す**

ファイルを選んで「**取り込む**」を押します。

**3. 結果を確かめる**

「名簿を取り込みました」と、行数・新しく足した人数・更新した人数が出ます。

取り込みの決まりは次のとおりです。

* 人は**社員番号**で当て、当たらなければ**メール**で当てます。Google Workspace から足した人（社員番号がない人）は、CSV の社員番号が入って 1 人にまとまります。
* CSV にない列は、名簿の今の値のままです。区分の列がなければ、今の区分のままです。
* **CSV に載っていない人を退職扱いにはしません**。辞めた人は、退職日を入れてください。
* 名簿のほかの人と同じメールの行があると、取り込みません（理由が出ます）。
* 取り込んだ CSV は、証拠として残ります。

## Google Workspace から取り込む

[Google Workspace をつないで](https://docs.proofline.jp/getting-started/google-workspace.md)いると、毎晩の取得で読んだユーザーと名簿の差を出します。差があると、名簿の上に「名簿と Google Workspace で N 件の差があります」と出ます。

**1. 「Google Workspace から取り込む」（または「差を見る」）を押す**

差の一覧が開きます。

**2. 新しい人の区分を選ぶ**

Google Workspace で有効なのに名簿にいない人です。区分を選ぶと名簿に足します。組織部門ごとに「まとめて選ぶ」ことができます。共有のアドレスやシステム用のアカウントは「**名簿に入れない**」を選び、理由を書きます（次から出しません）。迷うものは「今回は見送る」を選びます。

**3. 変わった人を選ぶ**

取得元が Google Workspace の人で、氏名か所属（組織部門）が違う人です。印を付けた人を Google Workspace に合わせます。CSV や手入力の人は書き換えません。

**4. 退職候補に退職日を入れる**

名簿の在籍者で、Google Workspace で停止中か、Google Workspace から消えた人です。印を付けると退職日が入ります（消さずに記録を残します）。

**5. 「名簿に反映する」を押す**

選んだものだけを名簿に反映します。

> [!NOTE]
>
> Google Workspace のユーザーをまだ取得していないときは、差は出ません。データ連携で Google Workspace をつなぐと、次の夜の取得から差が出ます。

## 1 人足す・直す

「**1 人足す**」で 1 人ずつ入れます。行の「**直す**」で直します。入れる項目は、社員番号・氏名・メールアドレス（業務で使うアカウント）・所属・区分・役割・入社日・退職日です。社員番号とメールが、名簿のほかの人と重なる場合は入れられません。

### 判定の対象外にする

教育・誓約・規程の既読などの判定は、区分に関わらず**名簿の在籍者の全員**が対象です。アカウントも社内の情報も使わない業務委託など、対象にしない人だけを外せます。

1. 行の「直す」を開き、「**教育・誓約などの判定の対象外にする**」を入れます。
2. **理由**を書きます（必須）。外した人と日時が残ります。

対象外の人も、名簿にないアカウントの突き合わせでは在籍者として数えます。

### 名簿から消す

消すのは**間違えて入れた人だけ**です。辞めた人は消さずに、退職日を入れてください。「直す」の画面の「名簿から消す（間違えて入れた人）」から消します。

## 一覧の見方

上に「在籍」「退職」「判定の対象外」の人数と、「最後の取り込み」（日付・取得元・行数・取り込んだ人）が出ます。所属・在籍・区分・取得元・判定で絞り込めます。


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