文書を足す
文書を足す・直す・版を足すのは管理者です。1
「文書を足す」を押す
「文書を足す」の画面が開きます。
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文書の情報を入れる
- 文書の名前（例: 情報セキュリティ基本方針）
- 種類（規程・方針、手順書、仕様書、契約書、報告書 など）
- 次の見直しの日
- ひな形: どのひな形に当たる文書かを選びます（下の「ひな形」）
- 社外への公開: 公開の方法（ウェブサイト・会社案内・パンフレット・その他）、公開している版、公開の場所
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「保存する」を押す
一覧に文書が増えます。状態は「未作成」（まだ版がない）です。
ひな形
ひな形は、Proofline が判定に使う文書の型です（例: 情報セキュリティ基本方針、アカウント・パスワード管理規程、バックアップと復元の手順、事故対応計画）。文書にひな形を選ぶと、文書の詳細の「確かめる判定項目」に、その文書で確かめる判定項目が出ます。 ひな形を選んだ文書について、Proofline は次のことを確かめます。- 周知済みの版がある
- 見直しが決まった期間（多くは 12 か月）以内に行われている
- 承認した人がいる
版を足す
文書の本文は版ごとに登録します。新しい版は下書きで入ります。1
「版を足す」（改訂のときは「改訂する」）を押す
一覧の文書を押して詳細を開き、「版を足す」を押します。
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版の番号とファイルを入れる
版（例: v1.0）、文書のファイル、あれば原文へのリンク（例: Google ドライブの URL）を入れます。
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「下書きで足す」を押す
下書きで入ります。承認されるまで、今の周知済みの版を使います。
版の流れ
版は、次の順に進みます。1
下書き
作った人だけが、直す・消すことができます。
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承認待ち
作った人が「承認待ちに出す」を押します。ここで中身が固まります。承認待ちのあいだも、今の周知済みの版を使います。
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周知済み（有効）
作った人と別の人（承認者か管理者）が「承認する」を押すと、周知済みになります。承認した人と周知した日が残ります。
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旧版
新しい版が周知済みになると、前の版は旧版になります。旧版は消さず、読めます。
差し戻す
承認する人は、承認待ちの版を「差し戻す」ことができます。理由が要ります。差し戻すと下書きに戻り、文書の詳細に「（版）は差し戻されました。理由: …」と出ます。作った人が直して、もう一度承認待ちに出します。今の周知済みの版はそのまま使います。 作った人自身も、承認待ちの版を「下書きに戻す」ことができます。文書の状態
一覧の「状態」は、版から決まります。周知と既読
周知済みの版は、社員に読んでもらいます。文書の詳細の版の一覧で「既読にする」を押すと、その人が読んだ記録が残ります。既読は周知済みの版にだけ付けられます。版の一覧の「既読」の列に、読んだ人数が出ます。 既読の割合は、名簿の在籍者と、既読のメールを突き合わせて判定します。約束
約束は、周知済みの版の条文から、判定の水準を取り出したものです（例: 第 3 条 役割と責任）。規程に書いたことを、判定で確かめられるようにします。1
「約束」タブで「約束を足す」を押す
周知済みの版がある文書がないと押せません。
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出典と条文を入れる
出典の版、条文の抜き書き、対応する判定項目を選びます。通知の期限を決める判定項目では、通知の期限（時間） も入れます（例: 72）。
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「足す」を押す
「約束を足しました。別の人に確認を頼んでください」と出ます。
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別の人が「確認した」を押す
取り出した人と別の人が確認すると、判定に使われます。
旧版から取り出した約束は、判定に使いません（一覧に「旧版」の印が出ます）。新しい版が周知済みになったら、新しい版から取り出し直してください。