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この機能はプレミアムで使えます。ほかのプランでは、サイドバーの「監査」に鍵の印が付き、開くと「いまのプランでは使えません」と案内が出ます(プランと使える機能)。
サイドバーの「報告 → 監査」で、内部監査と、外部の審査(審査機関・監査法人)の記録を残します。
  • 内部監査は、基準の要求事項ごとのチェックリストに結果(適合・不適合・観察・改善の機会など)を付けます。ISMS なら 110 行です。
  • 外部の審査は、届いた報告書の指摘を 1 件ずつ書き写し、報告書のファイルを添付します。
  • 不適合の行からは、承認申請「不適合と是正処置」を作れます。

できる人

一般利用者は見られません。開くと「監査は、管理者と承認者だけが見られます。監査の指摘は自社の弱点の一覧で、攻撃の手がかりになるためです。」と出ます。

すること(内部監査)

1

監査を足す

「監査を足す」を押し、種類「内部監査」・基準・範囲・見る期間・監査する人・監査を受ける人を入れて「保存する」を押します。状態は「計画中」です。
2

計画の承認を申請する

監査の行を押して「計画の承認を申請する」を押します。承認申請の画面に、種類「監査の計画」の申請ができます。申請した人と別の人が、承認申請の画面で承認します。
3

実施を始める

「実施を始める」を押します。状態が「実施中」になり、チェックリストに結果を付けられます。
4

チェックリストに結果を付ける

要求事項の行を押し、結果・確かめ方・メモを入れて「記録する」を押します。
5

不適合の申請を作る

重大な不適合・軽微な不適合の行で「申請を作る」を押し、原因・再発防止・是正の期限を入れて「申請する」を押します(下の「不適合から是正処置の申請を作る」)。
6

報告済みにする

「直す」で実施した日を入れ、報告書があれば添付して、「報告済みにする」を押します。

監査を足す

  • 種類と基準は、作ったあとに変えられません。違っていたら作り直してください。
  • 第 1 段階審査・第 2 段階審査・維持審査・再認証審査は外部の審査です。ほかの種類(内部監査・自己点検・委託先の監査)は、チェックリストに結果を付けます。
  • 計画の承認を申請できるのは、内部監査だけです。
監査する人が、監査を受ける人にも入っていると、「監査する人が、監査を受ける人にも入っています。自分の業務を監査していないか確かめてください(独立性)。」と出ます。監査する人は、自分の業務を監査しないようにします。

チェックリストに結果を付ける

内部監査・自己点検・委託先の監査の画面には、基準の要求事項ごとの行が並びます。結果を付けるまで、行は「未実施」です。ISMS で、適用宣言書で「適用しない」にした管理策は、はじめから「対象外」です。 「Proofline の状態」の列は、参考として、認証の準備と同じ今の状態を出します。監査の結果ではありません。監査する人が、記録・聞き取りで確かめて結果を付けます。 行を押すと、結果を入れる画面が開きます(実施中のときだけ)。 上の「結果」で行を絞り込めます。

外部の審査の指摘を書き写す

外部の審査は、チェックリストを持ちません。実施中のときに「指摘を足す」を押し、報告書の指摘を 1 件ずつ書き写します。
  • 指摘の当たる要求事項を、番号・名前で探して選びます。
  • 結果は、重大な不適合・軽微な不適合・観察・改善の機会から選びます。
  • 「見つかったこと」に指摘の中身を書きます。
  • 指摘の行を押すと、直せます(実施中のときだけ)。
報告書のファイルは、「直す」の「報告書のファイル」で添付します。

不適合から是正処置の申請を作る

重大な不適合・軽微な不適合の行の「是正処置」の列に「申請を作る」が出ます。押すと「不適合の申請を作る」の画面が開きます。 「申請する」を押すと、承認申請「不適合と是正処置」ができます。見つかったこと・重さ・見つかった場所(内部監査か外部の審査)・要求事項は、行から入ります。 申請した人と別の人が承認すると、「是正の実施」と「有効性の確認」の運用タスクができます。「是正処置」の列は、承認待ち → 是正中 → 是正済み(2 つのタスクがどちらも完了)と変わります。申請が却下・取り消しになったら、もう一度「申請を作る」を押せます。

状態

  • 「報告済みにする」には、実施した日が要ります。
  • 報告済みの監査は直せません。直すときは「実施中に戻す」を押します。
一覧は「種類」と「状態」で絞り込めます。「不適合」の列に、重大な不適合と軽微な不適合の件数が出ます。

ISMS の判定との関係

判定項目「内部監査の計画と実施」は、次の 2 つがそろうと合格です。
  • 文書と記録に、ひな形「内部監査の計画とマネジメントレビュー」の計画(種類「手順書」)があり、周知済みになっている(文書と記録)
  • 種類「内部監査」の監査が報告済みで、実施した日が決めた期間(多くは 12 か月)以内
監査の記録がないときは、前のやり方(文書と記録に、種類「内部監査の報告」の文書を周知する)でも確かめます。自己点検・委託先の監査・外部の審査は、この判定項目には数えません。 是正処置の期限は、判定項目「是正処置の期限」で確かめます(運用タスク)。